De ce Excel-ul ajunge să încetinească o echipă în creștere

Excel este, probabil, cel mai folosit instrument de gestiune din firmele mici și medii — și pe bună dreptate. E flexibil, toată lumea știe să-l folosească și rezolvă rapid o problemă de organizare. Dar ce funcționează perfect pentru un singur om care ține evidența unui singur proiect devine, cu timpul, exact opusul într-o echipă care crește.

Semnele că ați depășit ce poate oferi un tabel

De obicei, primul semn este că nimeni nu mai are o imagine completă: fiecare persoană ține propriul fișier, propria versiune, propriul mod de organizare. Al doilea semn apare atunci când informația importantă — stadiul unui proiect, un termen, o aprobare — există, dar e greu de găsit rapid. Al treilea, și cel mai costisitor, este atunci când aceleași date sunt copiate manual din email în Excel, din Excel într-un alt document, iar undeva pe drum apare o greșeală.

Nu e vina Excel-ului

Excel a fost construit pentru calcule și analiză, nu pentru coordonarea în timp real a unei echipe. Atâta timp cât activitatea era mică, limitările nu se simțeau. Pe măsură ce numărul de proiecte, clienți sau colegi implicați crește, aceleași limitări încep să coste timp în fiecare săptămână.

Ce poți face în loc să renunți complet la el

Nu e nevoie să înlocuiți dintr-o dată tot ce folosiți. De obicei are sens să identificați un singur proces — cel care consumă cel mai mult timp sau unde apar cele mai multe greșeli — și să construiți o soluție dedicată doar pentru acesta. Restul activității poate rămâne neschimbat până când acea primă soluție și-a dovedit valoarea.